Outlook : pour un gain de productivité en entreprise
Si vous utilisez régulièrement Outlook, il est probable que vous vous soyez déjà familiarisés avec certaines fonctionnalités visant à simplifier votre quotidien. Cependant, pour exploiter cet outil de manière efficace, on vous invite à découvrir quelques secrets d’utilisation. Des fonctions qui vous permettent d’optimiser votre temps et d’accroître significativement votre productivité.
Utiliser Outlook pour augmenter votre efficacité
Outlook propose plusieurs fonctionnalités avancées pouvant améliorer votre productivité et votre efficacité en entreprise. Le logiciel permet entre autres de :
- Exploiter au maximum votre calendrier : l’outil met à votre disposition des fonctionnalités puissantes pour maximiser la gestion de votre emploi du temps. Découvrez comment tirer parti de la vue calendrier en mode planning, planifier des événements avec des participants, etc.
- Organiser efficacement vos réunions : il vous donne la possibilité de vérifier la disponibilité des participants sans contraintes d’horaires, d’envoyer des invitations contenant toutes les informations nécessaires, etc.
- Gérer intelligemment vos pièces jointes : ouverture et modification des pièces jointes directement dans l’application, sans aucun téléchargement. Accès rapide aux fichiers afin de les éditer et les partager en toute facilité.
Organiser au mieux votre boîte de réception
Afin d’améliorer l’utilisation de l’outil dans un contexte professionnel, il est crucial d’instaurer une organisation efficiente de la boîte de réception. Voici les meilleures pratiques à suivre pour une gestion efficace de vos e-mails :
- Classer les mails dans des dossiers et des catégories différentes : structurez vos e-mails en établissant des dossiers thématiques et en utilisant des libellés pour les classer par catégorie. Cette approche facilite la recherche rapide d’informations essentielles et maintient votre boîte de réception bien organisée.
- Établir des règles pour le triage automatique des e-mails : cela vous permet de déplacer automatiquement les messages vers des dossiers particuliers en fonction de critères tels que l’expéditeur, le sujet ou les mots-clés.
- Programmer des plages horaires pour la vérification des messages : cette fonctionnalité vous permet de vous concentrer sur vos tâches principales, améliorant ainsi votre productivité globale.
En adoptant ces pratiques, vous pourrez améliorer la gestion de votre boîte de réception. En même temps, vous optimiserez l’utilisation du logiciel pour un réel gain de productivité.
Les fonctionnalités Outlook pour parfaire la collaboration
Outlook va au-delà de la gestion individuelle des communications. Il optimise la collaboration en équipe et s’intègre de manière fluide avec d’autres outils et services. Cela vous permet en retour d’améliorer l’efficacité globale de votre entreprise.
À titre de référence, le fait de le synchroniser avec Microsoft Teams favorise des échanges en temps réel, des vidéoconférences, ainsi qu’un partage de fichiers plus fluide. L’intégration avec Microsoft SharePoint simplifie pour sa part la gestion et le partage de documents.
Ceci étant, pour pouvoir maîtriser pleinement ces diverses fonctionnalités et les exploiter à fond, une formation est de mise. AOPIA met à votre disposition une formation en ligne Outlook entièrement personnalisée. Ce qui vous donne la possibilité d’apprendre à manier le logiciel suivant votre disponibilité et votre propre rythme.